Privatlivspolitik

Privatlivspolitik for Vallekilde-Hørve
Kultur- & Idrætscenter

9. oktober 2018

Vallekilde-Hørve
Kultur-& Idrætscenters dataansvar

Vi
behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der
kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af
en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående
for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte
formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger,
der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi
sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på
den dataansvarlige

Vallekilde-Hørve
Kultur- & Idrætscenter er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine
personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Halinspektør Søren With

Adresse: Idrætsvej 3, 4534 Hørve

CVR: 33553811

Telefonnr.: 25236000

Mail: info@vhki.dk

Website: www.vhki.dk

Behandling af
personoplysninger

Vi behandler følgende
personoplysninger:

1. Medlemsoplysninger:
2. Almindelige personoplysninger:
   1. Registrerings-
      og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato,
      e-mailadresse

• Personoplysninger, der er tillagt en
  højere grad af beskyttelse:
  • Ingen.

• Oplysninger om ansatte:
• Almindelige personoplysninger:
  • Kontaktoplysninger
    som adresse, telefonnummer og e-mailadresse.
  • Bankkontonummer i
    forbindelse med ansættelsen.

• Personoplysninger, der er tillagt en
  højere grad af beskyttelse:
  • CPR-nummer
  • Oplysninger
    om strafbare forhold ved indhentelse af børneattest

Her
indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig.
I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Offentlige
  myndigheder, f.eks. nødvendige skatteoplysninger ved udbetaling af løn  

Foreningens formål med
behandling af dine personoplysninger

Vi
behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig
grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Foreningens
  berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At
  det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling
  efter lovkrav
• Behandling
  med samtykke

Formålene:

1. Formål
   med behandling af medlemsoplysninger:
2. Foreningens
   medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
3. Som
   led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning,
   gennemførelse og opfølgning
4. Opfyldelse
   af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven
5. Levering
   af varer og ydelser du har bestilt
6. Administration
   af din relation til os

• Formål
  med behandling af oplysninger på ansatte:
• Håndtering
  af ansattes hverv og pligter i foreningen
• Overblik
  over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kurser
• Opfyldelse
  af lovkrav
• Udbetaling
  af løn, godtgørelser, refusioner og lignende
• Administration
  af din relation til os

Vi behandler kun
personoplysninger ud fra legitime interesser

I
det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af
interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede
(legitime) interesser som:

• Opfyldelse
  af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Af
  praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige
  medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Af
  hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles
  oplysninger om forældrene
• Bevaring
  af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest
vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt
grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne
tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål,
der er beskrevet ovenfor.

Hvis
vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du
kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine
personoplysninger

Vi
videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit
samtykke.  

Opbevaring og sletning
af dine personoplysninger

Vi
har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi
behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder
eller træner eller som lønnet leder eller træner:

Medlemmer:

Vi vil
opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse
med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn
  opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 3 år efter kalenderåret
  for din udmeldelse af foreningen

Ansatte

Vi
vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i
overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag,
  herunder f.eks. lønbilag, skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår,
  som bilaget drejer sig om
• Andre
  relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav
  gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt

Vi
opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer og ansatte til statistik og
lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du
har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler
personoplysninger om dig:

• Retten
  til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten
  til indsigt i egne personoplysninger
• Retten
  til berigtigelse
• Retten
  til sletning
• Retten
  til begrænsning af behandling
• Retten
  til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten
  til indsigelse

Du
kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores
behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du
øverst. 

Hvis
du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine
personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i
så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du
kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks.
Datatilsynet.

Revidering af
privatlivspolitikken

Vi
forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra
tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive
ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på
vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.